Sie übermitteln Ihre Kursdaten, wenige Tage später erscheinen diese auf unserem Portal. Das hört sich so einfach an. Doch zwischen Ihrer Datenlieferung und der Veröffentlichung Ihrer Kurse finden im Hintergrund zahlreiche Prozesse statt: Dort ist das Publishing-Team von kursfinder.de im Einsatz. Kaum sichtbar, aber mit unglaublicher Wirkung.
Einen Einblick hinter die Kulissen ihrer Arbeit gewährt Publishing Managerin Svenja Oeder. Im Interview erläutert sie, inwieweit der neue Datenupload kundenfreundlicher geworden ist, welche Fragen in Feedback-Gesprächen häufig auftauchen und warum zwischen Ihrer Datenübermittlung und der Liveschaltung ein paar Tage verstreichen.
Was sind für Neukunden häufig die größten Herausforderungen, wenn sie ihre Kurse bei uns veröffentlichen wollen?
Svenja Oeder: Herausfordernd ist unser neues Datenupload-Tool, das seit Ende 2020 in Betrieb ist. Da tauchen vermehrt Fragen auf, wie man dort die Inhalte am besten einpflegt, seien es Termine oder Textinhalte. Viele scheuen sich ein bisschen vor der Datenübermittlung via Excel, weil sie glauben, dass sie da mit Formeln und Co. arbeiten müssen. Letztendlich ist es aber nur eine neue Grundlage, mit der wir die Daten abfragen. Da muss man keine Angst vor haben, sondern lediglich die Zellen bzw. Zeilen, wenn es um Termine geht, ausfüllen. Viele Neukunden fragen auch, ob sie alles nochmal sehen können, bevor es veröffentlicht wird. Ob wir ihnen da einen Link zukommen lassen. Das ist aber gar nicht nötig, weil wir den Kunden zeitnah noch zu einem Feedback-Gespräch einladen, um gemeinsam einen Blick darauf zu werfen.
Du hast es gerade angesprochen: Es gibt nun einen neuen Datenupload. Inwieweit ist dieser nun kundenfreundlicher?
Svenja Oeder: Kundenfreundlicher ist, dass der Prozess nun automatisiert ist. Früher haben wir ein Datenblatt in Word-Form verschickt, in das der Kunde alle Daten eingepflegt und uns per E-Mail zugeschickt hat. Jetzt haben wir das weitestgehend automatisiert: Der Kunde nutzt ein Formular, in dem er feste Felder hat, die er ausfüllen muss, zum Beispiel Unternehmensname, Unternehmenssitz, Anbietertext, Logo, Bild für die Anbieterpräsentation. Das sind fixe Felder. Dann ist noch die Excel-Vorlage für die Kursdaten mit dabei, als zweiter Schritt in diesem Upload-Prozess. Beides kann uns der Kunde automatisiert zukommen lassen, ohne dass er noch eine separate E-Mail schreiben muss. Falls jedoch Fragen auftauchen, können die Kunden gerne das Kommentarfeld nutzen oder doch eine E-Mail an redaktion@kursfinder.de schreiben.
Excel, XML-Schnittstelle, Scraping: Was eignet sich zur Datenübermittlung für welche Kunden?
Svenja Oeder: Excel ist für alle Neukunden Pflicht, weil es die einzige Vorlage ist, die wir standardisiert herausgeben können. XML-Kunden sind meistens größere Kunden mit weit über 100 Kursen, doch auch Anbieter mit etwas weniger Kursen können diesen Service nutzen. Bei denen bietet sich eine XML-Schnittstelle an. Tauchen Probleme auf oder kann keine Schnittstelle bereitgestellt werden, steht ihnen unser XML-Team zur Seite. Doch nicht immer müssen die Kunden unsere Excel-Vorlage nutzen, sondern können die Daten aus ihrem CRM ziehen und uns in Excel-Form zukommen lassen. Wir prüfen danach, ob wir diese Datei verwenden können. Das Thema Scraping ist für alle Kunden interessant, die uns ihre Daten weder über Excel noch über XML-Schnittstelle vermitteln können. Durch Scraping können wir die Kurse quasi von der Kundenwebseite übernehmen.
Du hast oben schon das Feedback-Gespräch angesprochen. Was genau passiert bei diesem Feedback-Gespräch?
Svenja Oeder: Das Feedback-Gespräch ist eine Feedbackrunde zur inhaltlichen Darstellung der Anbieterinformation und Kursinhalte. Wir besprechen den Aufbau dieser Seiten, gehen mit den Neukunden die Daten durch, die für die Informationsanfragen wichtig sind wie Telefonnummern und E-Mail-Adressen. Wir gehen auf fehlende Zusätze ein wie Teilnehmerstimmen, Bilder und förderbare Kurse. Danach schalten wir den Anbieter-Login frei und gehen mit den Anbietern die Funktionen durch, die der Kunde dort nutzen kann. In unserem Standard-Login können die Kunden Termine, Preise und Orte abändern und haben Einblicke in die Statistiken wie Weiterleitungen und Aufrufe.
Darüber hinaus nutzen die Kunden das Gespräch, um uns Rückmeldung zu geben. Da kommt schon mal das ein oder andere Lob für unsere Arbeit und Feedback zu unserer Webseite. Was kann aus User-Sicht verbessert werden? Wir gehen gerne auf das Feedback ein und sind dankbar dafür. So ist aus dem Kundenfeedback heraus zum Beispiel auch unsere neue Übersichtsseite zur Förderung entstanden.
Um es jedoch abzugrenzen: Viele Kunden glauben, dass sie mit uns im Feedback-Gespräch weitere Fragen zur Rechnung, zum Vertrag oder zu weiteren Vermarktungsstrategien durchgehen können. Aber da können wir von der Redaktion nicht weiterhelfen. All das klären Sie bitte mit Ihrem Kundenberater.
Welche Fragen tauchen im Feedback-Gespräch mit Kunden häufig auf?
Svenja Oeder: Was häufig auftaucht sind Fragen, was man noch an der inhaltlichen Präsenz verbessern kann, also ob die Texte etwas taugen. Sind sie zu lang? Sind die Inhalte gut? Was wir den Kunden mit an die Hand geben ist, dass sie in der Regel am besten wissen, was ihre Kurse hergeben müssen, damit der User sagt: „Ja, genau diesen Kurs möchte ich buchen.” Wir geben den Tipp, dass die Texte nicht zu lang sein sollen, weil man ja von sich selbst weiß, dass man lange Texte eher weniger gern liest. Deshalb bieten sich kürzere Texte an oder Listen mit Bullet Points.
Häufig fragen die Kunden auch, wie man das Ranking verbessern kann, also die Sichtbarkeit innerhalb unserer kursfinder-Suche. Da können wir von der Redaktion mit an die Hand geben, dass Bilder, Teilnehmerstimmen, Keywords und kürzere Titel Faktoren sind, die zu einem besseren Ranking führen. Bilder sind jedoch auch öfter Thema. Wir bekommen häufig die Frage, wo genau dann diese Bilder stehen würden. Da raten wir, sich einfach mal auf anderen kursfinder-Kursseiten umzusehen. Da sind immer Headerbilder, die über den Textboxen selbst stehen. Wir haben oben eine grau hinterlegte Übersichtsbox und unter dieser Box würde dann das Bild stehen sowie die Textboxen, die uns die Kunden übermittelt haben. Wir können pro Seite immer nur ein Bild einbinden.
Gibt es noch etwas, was Kunden anfangs oft nicht klar ist?
Svenja Oeder: Ja, ein weiteres Thema sind die Preise in der Übersichtsbox. Dort stehen immer Bruttopreise, weil wir eine user-orientierte Seite sind. Wir geben nie Nettopreise an. Das ist immer der Preis nach Steuern, der da oben zu sehen ist.
Oft kommt auch die Frage auf, weshalb bei manchen Kursen eine Dauer angegeben und bei manchen keine vorhanden ist. Wenn der Kurs auf der Anbieterseite zu sehen ist, erscheint darunter immer eine Liste mit der Kursübersicht. Dort stehen zudem erste Angaben zum Kurs wie Preise, Orte und eben auch die Dauer-Angabe. Zum Verständnis: Im Backend haben wir zwei Möglichkeiten, wie wir diese einbinden können. Zum einen geben wir dort einmal die jeweilige Einheit an wie Monate, Wochen, Stunden usw. und können davor je eine Zahl setzen, etwa „2 Wochen”. Wenn wir allerdings Angaben erhalten wie „2 x 4 Wochen” oder „ab 3 Monaten”, müssen wir die Dauer in ein Textfeld eingeben. Die Dauer-Angabe speist sich jedoch nur aus unseren Auswahlfeldern, nicht aus dem Textfeld.
Worauf ist beim Kurs-Update zu achten?
Svenja Oeder: Sinnvoll ist immer, aktuelle Termine und Preise anzugeben. Liegen diese Angaben aktuell nicht vor, können wir Termine „auf Anfrage” eintragen. So generieren wir immer noch Informationsanfragen für unseren Kunden und diese können auf diesem Wege unserem Nutzer mitteilen, wann er in etwa mit nächsten Terminen rechnen kann.
Außerdem wissen wir, dass die meisten User Informationen zur Zielgruppe und den Inhalten des Kurses benötigen. Unsere Excel-Vorlage stellt daher eine gute Grundlage dar, denn sie gibt alle Textboxen an, die wir auf kursfinder.de darstellen können. Wenn sich unsere Kunden daran orientieren, haben sie einen gut dargestellten Kurs, der wichtige und zentrale Aspekte beleuchtet, die für die Portalnutzer relevant sind.
Viele Kunden glauben, dass ihre Kurse unmittelbar nach Vertragsabschluss online gehen. Kannst du darauf eingehen, warum das so schnell nicht umsetzbar ist?
Svenja Oeder: Es kommt immer ein bisschen darauf an, wann der Vertragsbeginn ist. Wir setzen in der Regel eine Frist von ein bis zwei Wochen an, um die Kurse einzustellen. Wir müssen über die vom Kunden gelieferten Daten immer noch einmal manuell drüber gehen, sprich: Eine Excel-Liste vom Kunden laden wir nicht automatisch hoch, sondern müssen diese manuell überarbeiten, um sie dann in unseren Importer einzupflegen. Deshalb braucht es immer noch ein bisschen Zeit, bis die Kursdaten auf der Seite erscheinen. Auch die Anbieterinformationen werden von uns händisch eingefügt. Daher brauchen wir immer einen zeitlichen Puffer von ein bis zwei Wochen. Zu den Hochphasen, wenn sehr viele Kurse neu reinkommen, also in der Regel zum Halbjahresende, kann es auch mal etwas länger dauern. Aber wir geben immer unser Bestes, dass der Kunde so schnell wie möglich live auf der Seite erscheint.
