Stellen Sie sich vor, Sie schicken via Kontaktformular eine Anfrage an einen Reiseanbieter, weil Sie sich für eine seiner Reisen zum Zeitpunkt XY interessieren. Welche Reaktion würden Sie sich auf Ihre Anfrage erhoffen? Was ist Ihnen wichtig und wie müsste eine Mail aufgebaut sein, damit Sie ein gutes Gefühl mit diesem Reiseanbieter haben und über eine Buchung nachdenken? Und jetzt übertragen Sie Ihre Erwartungen mal auf den Bereich Weiterbildung: Mit einer Informationsanfrage bekundet ein:e kursfinder.de-Nutzer:in Interesse an einem Ihrer Kurse. Eine Rückmeldung via Telefon ist nicht immer möglich. Eine E-Mail kann jedoch genauso gut sein – selbst eine Automail!
Im Zuge unseres Mystery-Shoppings haben wir zahlreiche Rückmeldungen von Kursanbietern auf unsere Testanfragen erhalten. Nahezu die Hälfte von ihnen via E-Mail (47 %). Darunter befanden sich auch sehr viele automatisierte Mails, dank denen Kursanbieter einiges an Zeitaufwand sparen können. Doch Automail ist nicht gleich Automail. Wir haben für Sie die Punkte herausgearbeitet, die uns positiv aufgefallen sind und einen guten Eindruck hinterlassen haben. Wir selbst können davon noch einiges für uns mitnehmen – Sie vielleicht auch?!
Ansprechende Automail gestalten: So geht’s
- Übersichtliche Gestaltung
Inhalte lassen sich generell besser aufnehmen, wenn sie übersichtlich gestaltet sind. Das gilt auch für automatisierte E-Mails. Ein klares Design mit Absätzen, Formatierungen und gut dosierten visuellen Inhalten ist ansprechend und animiert zum Lesen der ganzen Mail.
- Header für visuellen Aufhänger
Ein Header-Bild transportiert sofort zu Beginn der E-Mail eine Stimmung – in der Regel eine positive. Ein Bild wirkt einladend, besonders, wenn darauf freundliche Menschen abgebildet sind. Wenn das Bild dann noch einen Kontext zum Thema Weiterbildung aufzeigt, umso besser. Dass nicht jede:r in E-Mails Bilder angezeigt bekommt, sondern oft zunächst einen Platzhalter, ist ein verbreitetes Phänomen, das jedoch nicht dazu führen soll, überhaupt keine Bilder zu verwenden. Wohldosierte visuelle Inhalte, die im Kontext mit dem E-Mail-Inhalt stehen, runden das Gesamterscheinungsbild ab und lockern die E-Mail optisch auf.
- Wenig Text
In der Kürze liegt die Würze. Das gilt für die Text-Inhalte der Automails. Beschränken Sie sich auf die wichtigsten Informationen zur Anfrage. Vermeiden Sie zu viel Werbung. Es bietet sich an, mit Verlinkungen auf relevante Landingpages zu arbeiten, wo die Interessenten die angefragten Informationen gebündelt finden. Dazu lässt sich mit einem Call-to-Action (CTA) arbeiten. Auch die Möglichkeit eines Mail-Anhangs mit den relevanten Informationen besteht, sofern Ihr Mailingsystem das Versenden von Anhängen unterstützt.
- CTA einbauen
Ein Call-to-Action-Button hebt sich nicht nur visuell ab, er lädt den/die Leser:in zugleich dazu ein, aktiv zu werden. Egal, ob Sie auf eine Webseite oder ein PDF zum Download mit relevanten Informationen verweisen oder mit dem CTA zu einem unverbindlichen Beratungsgespräch einladen, für das man sich online direkt einen Termin buchen kann: Mit einem CTA erhöhen Sie das Engagement des Lesers / der Leserin.
- Angebot für ein Beratungsgespräch
Ob via CTA oder einfach als Hinweis im Text: Es empfiehlt sich immer, einem Kursinteressenten oder einer Kursinteressentin ein unverbindliches Beratungsgespräch anzubieten – besonders dann, wenn aus der Anfrage eine gewisse Unsicherheit hervorgeht, ob die Weiterbildung die passende ist, oder wenn es sich um eine sehr kostenintensive Weiterbildung handelt. Mit Service in Form einer individuellen Beratung können Sie punkten.
- Kontaktdaten nicht vergessen
Wohin wenden, wenn noch Fragen sind? Für diesen Zweck sollte eine gute Automail immer Kontaktdaten bereithalten, unter der Sie erreicht werden können. Am besten bieten Sie hier sowohl eine Telefonnummer als auch eine E-Mail-Adresse an, damit Weiterbildungsinteressierte selbst entscheiden können, auf welchem Weg sie lieber kommunizieren. - Persönliche:n Ansprechpartner:in benennen
Noch besser als eine allgemeine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer der Zentrale oder des Servicetelefons mitzuliefern, ist es, eine:n persönliche:n Ansprechpartner:in und deren/dessen Kontaktdaten zu nennen, der/die schnelle Unterstützung leistet. Im Idealfall geht die Automail bereits im Namen des Ansprechpartners oder der Ansprechpartnerin raus. Eine Signatur, eventuell mit einem Porträtbild versehen, kann bereits beim Erstkontakt Vertrauen schaffen.
Mit einer gut gestalteten Automail kann man einen guten Service auf eine Informationsanfrage bieten, viel Zeit beim Erstkontakt sparen und eine professionelle Reaktion auf die Anfrage zeigen. Es kommt allerdings auf deren Gestaltung an. Relevante Informationen kurz, knackig und visuell ansprechend zusammengefasst sowie ein:e persönliche:r Ansprechpartner:in für Rückfragen machen die halbe Miete aus. Eine solche Automail kann eine wertvolle Unterstützung sein, um einen Lead in eine:n Kursteilnehmer:in zu verwandeln.
