Zertifizierung: Hinweise und Tipps zur Träger- und Maßnahmenzulassung

 

Dominik Juric gibt Hinweise und Tipps zur Träger- und Maßnahmenzulassung

Ich suche eine Maßnahme, bei der ich einen Bildungsgutschein anrechnen lassen kann” – solche Nutzer-Anfragen erreichen uns häufig. Doch welche Voraussetzungen müssen Weiterbildungsanbieter erfüllen, um diese Gutscheine der Bundesagentur für Arbeit für eine Maßnahme abrechnen zu können? Wir haben uns mit Dominik Juric unterhalten. Der Geschäftsführer der CERTURIA Certification Germany GmbH verrät im Interview, worauf es bei einer Trägerzulassung ankommt, wann eine Maßnahmenzertifizierung sinnvoll ist und wie beides vonstatten geht.

7 Schritte für Ihre Trägerzulassung

Eine Zusammenfassung finden Sie in unserer Checkliste zum Download. Darunter geht es direkt zum Interview 👇

 

Herr Juric, welche Bildungseinrichtungen und welche Maßnahmen bedürfen einer AZAV-Zulassung?

Die Frage ist eher andersherum: Es gibt Weiterbildungsanbieter, die Weiterbildungskurse oder Coachings anbieten wollen, und sich fragen: Kann man das fördern? Die Arbeitsagentur hat im Wesentlichen zwei Förderprogramme: Das eine sind Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung, verankert in § 45 SGB III, die eher für Langzeitarbeitslose gedacht sind. Das andere sind Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung, verankert in § 81 SGB III. Bei diesen handelt es sich um fachbezogene Maßnahmen: Jemand möchte zum Beispiel eine Umschulung zum Zerspanungsmechaniker machen. Jemand möchte eine Weiterbildung Verkaufsgespräche führen” machen oder jemand möchte durch eine Weiterbildung den Staplerschein machen. Solche Maßnahmen dürfen nur Träger durchführen. Als Träger definiert sind laut § 21 SGB III Bildungseinrichtungen, die einer bestimmten Zulassung bedürfen. 

Welche Gedanken muss sich ein Weiterbildungsanbieter machen, wenn er für eine Weiterbildungsmaßnahme in Zukunft Bildungsgutscheine abrechnen möchte?

Diese Maßnahme ist in dem Fall ein Produkt, das nur ein zertifizierter Anbieter anbieten darf. Er braucht also zuerst eine Trägerzulassung, also die Zulassung des Unternehmens als Bildungsträger und im Anschluss eine Maßnahmenzulassung, also die Zulassung des Produkts beziehungsweise der Maßnahme. Bei einer Trägerzulassung ist wichtig, dass man im Vorfeld schon weiß, welche Maßnahmen man anbieten möchte, zum Beispiel ausschließlich Weiterbildungsmaßnahmen. Die Trägerzulassung wird nämlich nochmals in insgesamt sechs Fachbereiche unterteilt. Oft haben Kunden zu Beginn viele Ideen, was sie alles zertifizieren lassen wollen. Das Problem ist: Je mehr Fachbereiche man zertifizieren lassen will, desto mehr Anforderungen muss man erfüllen, desto umfangreicher wird der Prüfkatalog und desto aufwendiger und frustrierender kann es für den Kunden werden. Deswegen macht es nur Sinn, das zu zertifizieren, was von Weiterbildungsinteressierten gut nachgefragt wird. Von Zertifizierung auf Vorrat rate ich in jedem Fall ab. Das macht keinen Sinn, weil eine Zertifizierung ein bürokratischer Akt ist, der sich für einen Weiterbildungsanbieter nur lohnt, wenn er seinen Kurs auch verkaufen kann. Weniger ist manchmal mehr, beziehungsweise Fokussierung auf das Wesentliche.

Sie sprechen den bürokratischen Aufwand an: Wie kann man die Hemmschwelle da herabsetzen? 

Eine Zertifizierung ist sehr erklärungsaufwendig, deswegen ist Kommunikation so wichtig. Die Informationsgespräche bei uns sehen so aus: Wir fragen den Kunden nach seinem Profil und seinem Angebot. Anhand der Antworten merken wir meistens schon, in welche Richtung das geht. Es ist für den Weiterbildungsanbieter wichtig, jemanden am Telefon zu haben, dem er sein Geschäft erklären kann. Aufgabe des Zertifizierers ist zuzuhören und zu gucken, welche Zertifizierung der Anbieter genau braucht, weil das Thema sehr komplex ist. Wir streben eine langfristige und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unseren Kunden an, uns ist deshalb wichtig, dass unsere Kunden mit der Zertifizierung auch den gewünschten Erfolg erzielen.

Wie läuft die Zertifizierung eines Bildungsträgers genau ab?

Nach dem Informationsgespräch können wir herauskristallisieren, wie umfangreich eine Zertifizierung sein muss. Dann bekommt das Unternehmen ein Angebot. Wenn man sich geeinigt hat, stellt der Kunde einen offiziellen Antrag auf Trägerzulassung und bekommt das Antragsformular mit den entsprechenden Voraussetzungen. Der Kunde muss etwa leistungsfähig sein für das, was er macht, er benötigt die entsprechenden Räumlichkeiten und Ausstattung. Er muss zuverlässig sein, das heißt: Ihm dürfen keine Strafverfahren angehängt sein, und er muss über das entsprechende Personal verfügen. Und jetzt kommt der Schwerpunkt für den Kunden: Er braucht ein Qualitätsmanagementsystem, das verschiedene Anforderungen erfüllen muss. Da tun sich die Kunden oft schwer. Aber hier gilt: Augen zu und durch.

Mit dem Antrag lädt der Kunde auf unserem Portal einen ganzen Stapel an Unterlagen hoch. Diese prüfen wir intern. Der Kunde erhält dann eine Zusammenfassung und kann bei Bedarf noch optimieren. Sobald alles prüffertig ist, kommt es vor Ort zu einem Audit: Einer unserer Auditoren kommt vorbei, guckt sich die Räumlichkeiten an, befragt den ein oder anderen Mitarbeiter. Man klopft einfach ab, ob die Inhalte, die im QM-System geschrieben stehen, stimmen und umgesetzt werden. Der Auditor schreibt im Anschluss seinen Bericht und notiert, ob es gut gelaufen ist oder welche Abweichungen er festgestellt hat. Werden Mängel festgestellt, kann der Kunde diese beheben und bekommt dann ein Zertifikat als zugelassener Träger für fünf Jahre ausgestellt mit der Auflage, jährlich eine Überwachung durchführen zu lassen. Lässt er die Überwachung nicht durchführen, hat er die Auflagen nicht erfüllt und das Zertifikat wird für ungültig erklärt.

Wie lange ist eine Trägerzulassung gültig und welche Kosten kommen auf den Anbieter zu?

Man bekommt das Zertifikat für fünf Jahre ausgestellt. Hat ein Weiterbildungsanbieter zum Beispiel drei Mitarbeiter und einen Schulungsstandort, dann kostet die Zertifizierung im ersten Jahr rund 2.500 Euro. In den vier folgenden Jahren finden kürzere Überwachungsaudits statt, die jährlich rund 1.500 Euro kosten es sei denn der Bildungsanbieter entwickelt sich und hat nach einem Jahr 20 Standorte und 300 Mitarbeiter. Dann wird das entsprechend teurer, weil der Aufwand steigt. Nach fünf Jahren kommt wieder ein neues Zertifizierungsaudit und man startet mehr oder weniger wieder von vorne. 

Wie ist der Ablauf bei einer Maßnahmenzertifizierung?

Eine Maßnahmenzulassung ist in der Regel eine reine Dokumentenprüfung. Wir bekommen einen Antrag und eine Liste mit den Maßnahmen, die zertifiziert werden sollen. Aus der ziehen wir ein paar Stichproben und prüfen diese genauer. Oftmals werden die Kosten einer Zertifizierung überbewertet. Diese sind im Wesentlichen davon abhängig, wie viele Maßnahmen zu zertifizieren sind und ob darunter besondere Maßnahmen sind. Wenn da eine Maßnahme dabei ist, die sehr teuer ist, bei der der Kunde aber auch viel abrechnet, dann müssen wir die aufwendiger prüfen und sie sind teurer in der Zulassung. Aber im Schnitt kostet eine Maßnahmenzertifizierung rund 650 Euro und ist für drei Jahre gültig.

Seit Beginn der Corona-Krise sind Online-Seminare und Fernlehrgänge besonders nachgefragt. Kann man diese auch zertifizieren lassen?

Natürlich. Die meisten Kunden haben durch Corona ihre Maßnahmen umgestellt. Oft haben sie eine Weiterbildung, die sie sowohl online als auch physisch anbieten wollen. Um ihnen da eine rechtssichere Zulassung zu geben, haben wir den Kunden empfohlen, eine zweite Maßnahme zu zertifizieren, wenn ein Kurs nun zusätzlich als Online-Seminar stattfindet. Das ist quasi ein eigenes Produkt, für das eigene Infrastrukturen geschaffen werden müssen und mit dem Investitionen einhergehen. So kommt es, dass Kunden dann neben ihrem Präsenzkurs noch ein zweites Produkt, einen Online-Kurs, anbieten, der etwas höherpreisiger ist, weil Investitionen dafür getätigt werden mussten. 

Gerade in solchen besonderen Situation, wie während Corona, macht sich die Qualität einer Zertifizierungsstelle bemerkbar. Wenn man eine Online-Maßnahme durchführen möchte, dann braucht man eine Zertifizierungsstelle, die einen da nicht allein lässt, sondern einen möglichst unbürokratisch durch den Prozess führt. Unser Job ist es, einen guten Weiterbildungsdienstleister zu erkennen und zu zertifizieren. Das kommt bei manchen Zertifizierern zu kurz. Da reiten viele auf Formalitäten herum, anstatt zu erkennen, was eine gute, nutzbringende Weiterbildung ist.

Worin liegt der Unterschied zwischen einer AZAV-Zulassung und einer ISO-Zertifizierung?

Bei der DIN EN ISO 9001-Zertifizierung wird das QM-System einer Organisation zertifiziert. Das Qualitätsmanagementsystem ist ja einer der Punkte für die Trägerzulassung. Wenn ein Kunde sich entscheidet, das QM-System nach dem internationalen Standard DIN EN ISO 9001 zu bauen, kann er sich das zertifizieren lassen. Dann lässt sich sogar ein Kombinationsaudit machen. Man kann sich aber auch nur an die Punkte halten, die in der AZAV stehen. 

Wann macht aus Ihrer Sicht beides Sinn?

Beides macht Sinn, wenn man als Weiterbildungsdienstleister auch Seminare für die Industrie anbietet. Bei großen Unternehmen gibt es oft Einkaufsbedingungen, in denen drinsteht, dass der Dienstleister eine ISO-Zertifizierung haben muss. Das macht also überwiegend bei den Kunden Sinn, die im B2B-Geschäft tätig sind. Oder wenn man es für irgendwelche Ausschreibungen braucht. Es gibt auch Kunden, die machen das aus eigenem Interesse, weil sie damit werben können, oder weil sie im internationalen Bereich arbeiten, wo eine ISO-Zertifizierung schlüssig ist, weil sie weltweit anerkannt ist. 

Es gibt in Deutschland sehr viele Zertifizierer. Worauf sollte man bei der Wahl des richtigen Anbieters achten?

Ein guter Zertifizierer nimmt sich Zeit und hört dem Kunden zu. Er bemüht sich, die Produkte des Kunden zu verstehen, und kommuniziert verständlich. Reaktionsgeschwindigkeiten sind ein wichtiges Thema. Unsere Kunden haben einen festen Kundenbetreuer, der sie durch den Zertifizierungsprozess führt. Alle Mitarbeiter bei uns sind in erster Linie Fach- und Führungskräfte aus der Weiterbildungsbranche und kennen auch den Markt. Wenn ich mir als Weiterbildungsanbieter einen Zertifizierer suchen müsste, würde ich gucken, ob mir der Zertifizierer das so erklärt, dass ich nach dem Erstgespräch das Gefühl habe, da bin ich gut aufgehoben und der Zertifizierer versteht mein Produkt. Große Versprechungen oder wenn sich alles zu schön anhört, um wahr zu sein, sind nicht unbedingt gut. Wichtig ist ein kritischer Blick der Zertifizierers und dass er sich Zeit nimmt, dem Kunden alles zu erklären. Sobald man den Eindruck hat, man ist bei einer Behörde gelandet, sollte man sich Gedanken machen.

Was ist, wenn man sich bereits für einen Zertifizierer entschieden hat und erst später merkt, dass es nicht passt?

Die Qualität eines Zertifizierers entscheidet sich meist erst, wenn es um die Zulassung von Bildungsmaßnahmen geht. Wenn man also im Audit merkt, dass das nicht so funktioniert, wenn es menschlich nicht passt, kann man die Maßnahmenzertifizierung auch woanders machen. Man kann jederzeit mit einer Einhaltung von einer 14-tägigen Frist den Zertifizierer wechseln. Wir haben bei uns hierfür einen Umzugsservice eingerichtet. Man sollte das sogar in Anspruch nehmen, wenn man das Gefühl hat, dass das eigene Unternehmen durch zu viel Bürokratie im Zertifizierungsprozess ausgebremst wird. 

Können Sie Anbietern noch einen weiteren Tipp mit auf den Weg geben?

Es gibt bundesweit sehr viele freie Unternehmensberater, die sagen: Wir kümmern uns um alles. Wenn man allerdings einen vernünftigen Zertifizierer hat, der einen systematisch durch den Prozess lenkt, und man bereit ist, eigene Arbeitsleistung einzubringen, braucht man in der Regel keinen Unternehmensberater. Komplettangebote, also Unternehmensberatung mit Zertifizierung, sind in der Regel unseriös beziehungsweise sogar unzulässig. Auch „Zertifizierungsgarantien“ sind meist nicht vertrauenswürdig. Wenn sich ein Weiterbildungsanbieter nicht selbst um das QM kümmern kann, ihm die internen Ressourcen nicht ausreichen, ist es okay, sich da Unterstützung zu suchen. Aber wenn jemand pauschalisiert sagt “Sie brauchen da auf jeden Fall einen Berater”, dann ist das nicht ganz koscher. Suchen Sie sich besser eine Zertifizierungsstelle, die zu Ihnen passt und auch Ihr Mindset versteht.

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Vanessa Schäfer

Vom Fachbuchverlag über Zeitungsjournalismus hin zu kursfinder.de: Als kreativer Kopf erstellt Vanessa im Mannheimer Büro unsere redaktionellen Beiträge und Pressemitteilungen – und bietet so abwechslungsreichen Lesestoff rund ums Thema Weiterbildung und Berufsalltag.